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15/06/2007

Tecnologia pessoal - Mantenha sua equipe informada

Financial Times
Paul Taylor
Mensagens eletrônicas grupais e mensagens instantâneas podem rapidamente fugir ao controle, mas existe uma solução mais fácil para coordenar uma equipe ou organizar um evento.

Se você for o organizador do time de futebol local, administrador do escritório ou membro de um projeto, talvez mensagens eletrônicas (e-mail) e instantâneas (MI) sejam a cola de comunicação que mantém todos unidos e informados.

No entanto, o e-mail, em particular, é bem atrapalhado no que diz respeito a coordenar as respostas dos membros da equipe ou fazer o melhor uso dos recursos disponíveis. Conseguir um consenso de um grupo de pessoas pode consumir tempo e ser frustrante. Uma mensagem enviada a um grupo em geral incita uma onda de e-mails grupais e mensagens instantâneas que precisam ser abertas, peneiradas, cortadas e organizadas antes de darem resultados úteis.

Agora, no entanto, um novo serviço baseado na Web, chamado Circle UP (www.circleup.com), visa facilitar o planejamento e organização de uma equipe ou evento de grupo. Melhor de tudo, é gratuito. O Circle Up faz uso dos instrumentos de comunicação que a maior parte das pessoas utiliza, como e-mail e MI (atualmente, o serviço, que ainda está em modo de teste, ou "beta", dá suporte ao Yahoo Instant Messenger e ao AIM, dois clientes de MI populares).
Em seu modo mais simples, o Circle Up fornece uma forma de enviar uma mensagem instantânea a todos em um caderno de contatos ou em uma lista de distribuição e receber um resumo único de todas as respostas. Apesar de o serviço ser centrado nos EUA, funciona em qualquer lugar e é aplicável a uma ampla gama de empresas e atividades grupais, inclusive eventos escolares e sociais.

Apesar de o Circle Up ser uma idéia simples, descrever como funciona é difícil. Entretanto, se você jamais enviou ou recebeu um convite para uma festa por serviços como o Evite (www.evite.com), está no caminho certo. O Circle Up usa o mesmo conceito, mas funciona para qualquer tipo de atividade grupal e inclui alguns instrumentos inteligentes para tornar fácil estruturar uma questão grupal e monitorar e processar as respostas.

Primeiro, registre sua conta gratuita no site da Circle Up e (opcionalmente) preencha seu perfil. Depois, faça sua questão detalhada na "Barra de Pergunta" no site ou em uma barra de ferramentas opcional, que pode ser baixada e integra-se com aplicações de mensagem padrões como Microsoft Outlook.

Se você estiver organizando um evento de equipe em um lugar "distante", você pode solicitar motoristas voluntários ou quantos lugares cada um tem sobrando em seu veículo. Como todos sabem, é importante fazer a pergunta da forma correta para gerar as respostas que você está buscando. O Circle Up tenta ajudar sugerindo perguntas específicas, mas achei as sugestões gerais demais para serem de ajuda.

Entretanto, os "Padrões de Resposta" sugeridos pelo Circle Up são úteis. Eles são formulados para ajudar os usuários a enquadrarem suas perguntas e fornecem a possibilidade do destinatário listar quatro escolhas e acrescentar um comentário, classificar escolhas ou, se houver múltiplas opções, selecionar de uma tabela. Os organizadores também podem incluir imagens, como fotos, panfletos, mapas e orientações, junto com as perguntas.

Uma vez satisfeito com sua pergunta, você seleciona os destinatários, individualmente ou em grupo. Eu gosto particularmente de uma ferramenta gráfica chamada "Meu Universo", que permite que os usuários do Circle Up organizem os contatos individuais ou listas de contatos em "círculos" ou "comunidades" separados, que depois podem ser selecionados individualmente ou em grupo.

Se você for o destinatário de uma pergunta do Circle Up, receberá uma mensagem normal do remetente - uma pessoa que você já conhece em sua comunidade. Você não precisa inscrever-se no Circle Up ou baixar nenhum programa. Em geral, você só vai perceber que recebeu uma mensagem do Circle Up quando uma caixa de pergunta com tecnologia "flash" aparecer para explicar a pergunta e obter sua resposta.

Os destinatários são direcionados para uma página do Circle Up onde podem responder a pergunta com alguns cliques do mouse. Quando as respostas começam a voltar, o organizador pode ver quem respondeu e entrar no site da Web para ver os resultados tabulados em uma forma única e facilmente compreensível.

Em vez de receber dezenas de respostas separadas, o Circle Up entrega um e-mail com todas as respostas organizadas. Os resultados podem ser compartilhados com o círculo, seja diretamente por meio do site do Circle Up ou por aplicações de e-mail.

Com alguns cliques, você pode mover as respostas diretamente para uma planilha de Excel ou para o calendário on-line do Yahoo. Logo, os usuários também poderão transferir a informação em arquivos pdf ou Word, diz John Payne, diretor executivo do Circle Up.

Os remetentes podem manter os resultados privados ou torná-los públicos. As perguntas feitas publicamente tornam-se parte da comunidade do Circle Up, em que as pessoas podem aprender com as respostas.

Em geral, achei o Circle Up razoavelmente fácil de configurar e de usar e tem o potencial de economizar muito tempo. Quando você se acostuma com ele, pode se tornar um instrumento indispensável para qualquer um envolvido em consulta a equipes ou organização de eventos em grupo.

Conexão virtual: encontros no espaço virtual

Serviços e ferramentas de colaboração que permitem que os usuários trabalhem juntos vêm em muitos formatos. Por exemplo, no trabalho, sou membro de um grupo de Skype que usamos para organizar as equipes de repórteres e editores.

Outra opção é formar um grupo com os recursos de um serviço on-line como o Yahoo. Montar um grupo de Yahoo é simples e fornece um ponto de encontro virtual onde as pessoas com interesses compartilhados podem trocar informações. Membros do grupo têm acesso instantâneo a arquivos com as mensagens enviadas, fotos, calendários de eventos do grupo e pesquisas e links compartilhados entre os membros.

Outra forma de manter o contato com uma equipe é montar uma conferência de vídeo de grupo. Isso costumava ser caro e complicado; hoje, entretanto, só o que você precisa é de um conjunto de webcams baratas que se ligam em portas USB encontradas em todos PCs e um serviço de vídeo baseado na Web como o ooVoo (www.oovoo.com).

Diferentemente dos rivais baseados em mensagem instantânea, o ooVoo se concentra em chamadas de vídeo de várias pessoas, permitindo que os usuários participem de uma conferência ao vivo entre até seis pontos usando software gratuito. Deborah Weinberg

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