Como produzir mais em menos tempo?

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De muitas maneiras, é o enigma central da vida na economia do século 21: como fazer mais em menos tempo. Apesar de nosso crescente arsenal de instrumentos digitais --os dispositivos e aplicativos que deveriam nos tornar mais produtivos como trabalhadores, administradores, estudantes e pais--, os resultados concretos continuam fugazes.

Como um ocupado repórter do "New York Times", Charles Duhigg sabe uma ou duas coisas sobre realizar tarefas. Na verdade, ele recentemente escreveu um livro sobre isso: "Smarter Faster Better" ["Mais inteligente, mais depressa, melhor", sem tradução em português], que combina boa reportagem à moda antiga com um mergulho profundo na literatura acadêmica para identificar as melhores práticas produtivas.

Para Duhigg, realizar mais (e fazer os outros realizarem mais) tem pouco a ver com ser eficiente ou adotar a última ferramenta de produtividade --tudo tem a ver com concentrar-se em objetivos claros e realizáveis.

Nosso próprio Stephen Dubner recentemente conversou com Duhigg sobre administrar equipes produtivas e criar listas de tarefas úteis. Abaixo, trechos editados da conversa.

P.:Seu livro destaca os cinco atributos de equipes eficazes que o Google identificou recentemente por meio de uma pesquisa própria: "As equipes precisam acreditar que seu trabalho é importante. As equipes precisam sentir que seu trabalho é pessoalmente significativo. As equipes precisam de objetivos claros e papéis definidos. Os membros das equipes precisam saber que podem contar uns com os outros. [E], mais importante, as equipes precisam de segurança psicológica". Quando li essa lista, percebi que eu era o pior líder de equipe do mundo --eu não penso em nenhuma dessas coisas.

R.:Acredito que você é melhor do que está querendo parecer... Mas acho que [você] atingiu algo realmente poderoso, que é que [os itens nessa lista] não são eficientes. Uma das coisas realmente importantes ao se criar as normas de grupo certas que tornam uma equipe produtiva é que todo mundo tenha a oportunidade de sociabilizar um pouco com os demais. Porque você quer criar uma alta sensibilidade social média, e a única maneira de fazer isso é deixar as pessoas falarem um pouco sobre suas vidas.

Agora, todos tivemos a experiência em que você entra numa reunião e nos primeiros cinco minutos as pessoas só falam sobre o fim de semana e seus filhos, quem está doente, fofocam, e você pensa consigo mesmo: "Meu Deus, podemos por favor começar esta reunião? Temos negócios a fazer". E eu tenho esse mesmo instinto, o de dizer: eu quero dar prioridade à eficiência. Mas vários estudos mostram que se gastarmos esses cinco minutos conhecendo uns aos outros, com o tempo nosso grupo realmente será muito, muito mais produtivo. Às vezes é preciso sacrificar a eficiência em curto prazo pela produtividade em longo prazo.

P.:Fale um pouco sobre escrever a lista de tarefas perfeita. Estou curioso se você conseguiu seguir seu próprio conselho.

R.:Na verdade, sim. Antes eu escrevia listas de tarefas como a maioria das pessoas. Começava escrevendo no alto da página algumas tarefas fáceis.... Às vezes eu realmente escrevia no topo de minha lista coisas que já tinha feito, porque parecia bom começar o dia marcando-as como feitas e sentindo-me realizado. Na psicologia isso é conhecido como usar uma lista de tarefas para reparar o estado de espírito. E é exatamente o oposto de ser produtivo.

P.: Parece justo. Mas deve haver algumas pessoas que reagem exatamente na direção oposta, não? O cara que sente que já escovou os dentes, ligou seu computador e lembrou de respirar --e, tendo realizado tudo isso, agora ele pode comprar aquele novo plano de seguro para sua firma, que era a coisa que ele temia.

R.:Sim, com certeza, [mas] a questão então se torna como você se lembra da tarefa maior? E os psicólogos recomendam que na sua lista você tenha dois tipos de objetivo. No alto da página você escreve um objetivo distante. Esse objetivo deve ser aquela grande ambição. Então, abaixo dele, você deve escrever algo que torna aquele objetivo distante tangível e dentro de um plano.

Um dos sistemas de fazer isso é uma coisa chamada objetivos INTELIGENTES ["SMART", em formq de sigla, que significa "specific", "measurable", "achievable", "realistic" e "timeline", ou "específico", "mensurável", "realizável", "realista" e "no prazo"]. Você pega um componente dessa grande ambição e diz especificamente o que você quer fazer e como vai mensurá-lo e se é realizável. Se você quer fazer algo, precisa esvaziar sua agenda daquela manhã? É realista? Se você esvaziar sua agenda, isso significa que você não ligará seu e-mail porque sabe que vai distraí-lo? E qual é o prazo para realizar esse "subobjetivo"?

É muito fácil fazer isso com uma lista de tarefas. Eu faço uma todas as manhãs. Levo 45 segundos para descobrir qual é meu objetivo distante naquele dia, qual é meu objetivo SMART quando eu chegar à minha mesa, o que exatamente vou fazer de imediato. É quase um hábito, mas transforma o quanto eu realizo. Porque se você se sentar e no topo da lista tiver "Vá comprar o plano de seguro para toda a companhia", e então abaixo você tiver esse plano muito diferente, especificamente o que você vai fazer assim que se sentar --como vai mensurá-lo, o que precisa fazer para torná-lo realizável e realista, quanto tempo vai demorar-- é realmente fácil começar. Você basicamente superou o obstáculo. 

Tradutor: Luiz Roberto Mendes Gonçalves

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