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10/08/2006

Especialistas advertem: tirem tempo para administrar o tempo

The New York Times
Hillary Chura
A administração do tempo é uma ótima idéia, especialmente para microempresários. Pode oferecer eficiência, produtividade e verdadeira lucratividade -e reduzir o estresse.

Se não levasse tanto, bem, tempo.

Kim Zoller Fenster é como muitos empresários que lutam para estabelecer a estratégia de suas empresas enquanto administram funcionários e clientes. Como presidente da Image Dynamics em Dallas, entretanto, um de seus trabalhos é ajudar os clientes a resolverem suas próprias questões de administração de tempo e eficácia.

"O que é muito estimulante e divertido no começo, e deveria ajudar a pessoa, torna-se um peso", disse ela. "Torna-se mais uma coisa para administrar, então você acaba não fazendo. Vira mais uma coisa que causa estresse."

Com relativamente poucos recursos e freqüentemente sem pessoal, gerentes das26 milhões de pequenas empresas podem ver-se ainda mais sem tempo do que os colegas sobrecarregados das grandes corporações.

"A administração do tempo, apesar de ser importante para todos, é mais importante para microempresários, simplesmente por terem responsabilidades mais variadas do que uma pessoa que trabalha em um departamento ou corporação. O proprietário de pequena empresa é muitas vezes o contador, o vendedor, o diretor e o administrador", disse Mônica Ricci, proprietária da Catalyst Organizing Solutions em Alpharetta, Geórgia.

Os que não estão sobrecarregados demais para se darem o tempo de buscar conselhos para administração de tempo estão procurando treinadores, livros, programas e seminários para ajudá-los a se organizar.

Diedre Wachbrit, advogada em Westlake Village, Califórnia, é sua própria treinadora. Ela reavalia suas habilidades a cada seis meses, porque parece precisar de mais com a expansão dos negócios. Ela está ensinando a si mesma a delegar tarefas.

"Dá trabalho delegar", disse Wachbrit, que se especializa em planejamento para pessoas com necessidades especiais e tem uma equipe de 10 funcionários. Mas ela disse que era importante resistir à tentação de levar dois minutos pra fazer algo em vez de usar "cinco minutos para pensar como outra pessoa poderia fazê-lo, porque isso economizará horas, se pensar em quantas vezes eu faço a mesma tarefa".

As técnicas e ferramentas como agendas e listas de coisas a fazer para administrar o tempo são iguais para autônomos e empregados, mas os empresários podem ter mais controle porque são os chefes. Especialistas dizem que pequenas empresas constituem não mais que 20% de sua clientela, apesar de terem mais a ganhar.

Os especialistas cobram entre US$ 200 (cerca de R$ 440) para sessões de meio período até US$ 6.000 (aproximadamente R$ 12.300) para um seminário do dia todo. Meio dia em geral é suficiente para visitar um escritório e estabelecer um plano de ação para um indivíduo, dizem. A ênfase é levar os clientes a manterem o controle de seus horários e não deixar que funcionários, clientes ou e-mail seqüestrem seu dia.

Peter A. Turla, co-autor da "Time Management Made Easy (Dutton, 1983)", ministra seminários e disse que microempresários devem ser disciplinados e estabelecer prioridades. "O tempo é uma de seus bens mais raros", disse ele. "Deixe claro para os outros que você tem um emprego e que elas têm que deixar você sozinho quando está trabalhado. Você precisa se treinar para a mesma coisa."

Depois de trabalhar com Ricci, Jonas Berwick, detetive particular em Lawrenceville, Geórgia, decidiu que deveria dedicar seu tempo em dirigir e expandir seu negócio de sete pessoas, e não em "minúcias" como papéis e tarefas administrativas de rotina. Ele reduziu suas horas de trabalho semanais de 70 para 40 e disse que seu nível de estresse também caiu.

Berwick depois contratou Ricci para conduzir um seminário para seus funcionários sobre como superar a procrastinação.

"Antes, minha vida era de preocupação, ansiedade e estresse. Eu estava combatendo incêndios. Era só o que fazia. Nunca prevenia os incêndios, como faço agora", disse ele. "Não conseguia nenhum crescimento ou desenvolvimento da empresa."

Especialistas dizem aos clientes para estabelecerem um horário de trabalho que funcione para eles e suas famílias e depois estabeleçam limites. É mais fácil falar do que fazer, considerando que os proprietários de pequenas empresas trabalham 70 horas por semana, dormem preocupados e acham que têm que ter dedos em todos os aspectos do negócio.

Mas vale o esforço, disse Edward T. Reilly, presidente e diretor executivo da American Management Association. "Se alguém chegou à conclusão de que a administração do tempo é importante mas não tem tempo para isso, simplesmente chegou à conclusão errada", disse ele.

Tanya Zingleman, diretora e consultora independente da Southern Living at Home, vende acessórios para o lar. Ela trabalha em casa e contratou um treinador quando abriu o negócio.

"Foi a melhor coisa que fiz. Realmente precisava de habilidades básicas de administração de tempo, que não tinha aprendido no mundo corporativo", disse Zingleman, que mora em Cumming, Geórgia.

Donald E. Wetmore, que conduz seminários e escreveu livros sobre a administração do tempo, disse que as pessoas precisam trabalhar de forma mais inteligente, e não necessariamente mais dura ou longa.

"Empresários não têm ninguém para prestar contas. Não têm a estrutura de um ambiente de 9h às 5h com tarefas que são mandadas a eles. No final, o tempo será o recurso básico que determinará se as empresas vão ter sucesso ou não", disse ele.

John Schegg, presidente e proprietário do Schegg Group, entende a mensagem. Ele fez um dos cursos de três dias de Wetmore há 18 anos quando começou sua firma de treinamento executivo e empregos em Shelton, Connecticut. Toda noite passa 30 minutos estabelecendo as próximas 11 a 12 horas de trabalho.

"Sou tão produtivo quanto possível. Se perder dois minutos em um dia, isso é um choque", disse Schegg, que tem três funcionários.

Pessoas de pequenas empresas devem decidir o que adiar, delegar ou esquecer.Executar algum serviço, disse Wetmore, não significa fazer você mesmo.

Proprietários de empresas, entretanto, tendem a relutar em pagar alguém para fazer tarefas que podem fazer eles próprios, mesmo quando seus esforços seriam mais bem gastos em outra coisa, disse Ricci.

Julie Morgenstern, autora de "Never Check E-Mail in the Morning and Other Unexpected Strategies for Making Your Work Life Work" (nunca leia suas mensagens eletrônicas pela manhã e outras estratégias inesperadas para fazer seu trabalho funcionar), disse que os empresários eram menos abertos à mudanças em sua forma de trabalhar do que as pessoas em corporações maiores.

"As pequenas empresas são mais resistentes à mudança de comportamento. É difícil para elas visualizarem que as coisas podem ser diferentes, porque vivem em um vácuo. Ninguém está acima delas. Não têm mentores", disse ela.

"Têm medo que, se mudarem aquilo que as fez o que são, vão fracassar e seus negócios desmoronarão. Não há colchão ou rede de segurança." Deborah Weinberg

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