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27/08/2007

Uma nova etiqueta: regras para o uso de laptops em reuniões

The New York Times
De Dean Hachamovitch*
Em 1994, quando os computadores pessoais portáteis começaram a evoluir - em um processo que faria com que as antigas máquinas de sete quilos se transformassem nos atuais laptops de 2,3 quilos -, eu comecei a levar o meu para as reuniões na Microsoft, assim como faziam os meus colegas. Aquela era uma ferramenta muito nova e útil.

 The New York Times 
Laptop na reunião: de ferramenta indispensável a ponto de distração da 'turma'

Com as novas máquinas, podíamos digitar notas. Éramos capazes de obter imediatamente informações a partir dos nossos computadores em vez de carregar uma pilha de papel ou ter que correr de volta ao escritório para pegar um arquivo. Dava para apresentar os nossos slides ou exibir novos produtos. Uma maravilha!

Porém, à medida que fomos ficando mais conectados e familiarizados com essa tecnologia, adotamos algumas práticas que sem dúvida não são muito compatíveis com reuniões de trabalho. Lemos os nossos e-mails caso a conversa torne-se chata. Conferimos as manchetes dos noticiários. E sub-repticiamente acessamos canais esportivos na Internet.

Nos últimos anos, começamos até a trocar mensagens instantâneas durante as reuniões, como se fôssemos alunos da oitava série sussurrando fofocas na classe: "Ele acabou de dizer que...", ou "Será que ela percebe que...". E às vezes as pessoas fazem até piadas usando as mensagens instantâneas, para ver se são capazes de fazer com que as outras pessoas na sala riam.

Mas agora surgiu um novo código de etiqueta. O website microsoft.com chega até a apresentar sete regras para o uso de laptops em reuniões, incluindo "Certifique-se de que há um motivo para levar o laptop a uma reunião" e "Abaixe o volume dos sinais sonoros". Em algumas reuniões, especialmente se o tópico for sensível, parece mais respeitoso manter o laptop fechado. Por outro lado, caso a reunião cubra diversas áreas e a conversa desloque-se para algo com o qual eu não esteja envolvido, não vejo problema em dar uma olhada nos meus e-mails.

É claro que há erros e limites que a pessoa só aprende com o tempo. Recentemente, um dos meus colegas estava de pé na frente da sala de reunião, projetando alguns dados do seu laptop na tela. De repente surgiu um quadro - a pequena janela quadrada no canto da tela que informa que alguém do seu grupo de colegas acaba de se conectar - com uma mensagem de alguém na platéia dizendo que o zíper da calça do apresentador estava aberto. Aquilo foi uma piada cujo objetivo foi lembrar àquele indivíduo que é necessário colocar o laptop no modo de "apresentação" para reuniões, o que oculta qualquer mensagem instantânea, entre outras coisas.

Todo mundo tem o seu próprio jeito de lidar com os laptops quando preside uma reunião. Quando é a minha vez, posso dar uma olhada sobre os ombros das pessoas para verificar se as imagens nas suas telas parecem estar relacionadas ao tópico discutido. Ou se vejo as pessoas absortas nos seus laptops, posso fazer uma pergunta ou pedir uma opinião a elas para ver se estão de fato participando da discussão.

Alguns oradores dão início à reunião dizendo: "Por favor, laptops desligados". Outros gritam, "Perdão, mas estamos em meio a uma reunião de trabalho", caso as pessoas estejam mantendo mais contato visual com as suas telas do que com o palestrante. Certa vez, um dos meus chefes fechou abruptamente o meu laptop com raiva porque achou que eu não estava prestando atenção no que estava sendo discutido.

Os tablet PCs - aquelas máquinas que ficam no colo do usuário e são operadas por meio de uma caneta em vez de um teclado - parecem ser mais socialmente aceitáveis. Talvez porque não haja uma grande barreira escura retangular colocada entre o usuário e o orador. Ou talvez porque todos nós crescemos tomando notas com papel e caneta, de forma que a operação com este tipo de máquina pareça ser mais familiar. De qualquer maneira, ainda dá para checar os e-mails, receber mensagens instantâneas sobre planos para o jantar, pagar as suas contas ou surfar na Internet.

Mas nem tudo se resume a notas eletrônicas ou surfar na Web. A tecnologia é realmente útil. Com ela sou capaz de obter dados da Web corporativa. Posso avisar à minha mulher que chegarei tarde sem deixar a sala de reuniões para telefonar (o que faria com que chegasse ainda mais tarde), ou responder imediatamente à pergunta rápida de um colega. As mensagens instantâneas me permitem verificar quem está disponível fora da sala de reuniões para me enviar informações, caso isso seja necessário. Verificar quem está online a partir do seu PC equivale a colocar a cabeça fora da sala e espiar o corredor para ver quem está por ali para ajudá-lo.

Os laptops nas reuniões podem ser desencorajadores caso os funcionários mais graduados na sala olhem frequentemente para as telas ou, pior, digitem por um longo período. O apresentador precisa adivinhar até que ponto os outros estão prestando atenção na sua fala. Tenho que dizer que a nossa diretoria dá um bom exemplo com relação a isso. Nas reuniões, não vejo Bill Gates ou Steve Ballmer lendo e-mails - eles estão sempre ativamente engajados, ouvindo e fazendo perguntas.

"Meu outro PC é o seu laptop"
Os laptops nas reuniões estão também se tornando acessórios de moda, especialmente em meio aos funcionários com idade entre vinte e trinta e poucos anos. Os PCs desses funcionários trazem adesivos como aqueles que se vê nas pranchetas dos alunos do ensino médio: propagandas de produtos para skateboard ou frases do tipo "O meu outro PC é o seu laptop - Eu sou um hacker". Há também adesivos com frases políticas e todos os tipos de dizeres que revelem os seus interesses, imagens preferidas e senso de humor.

Para mim, quando essas pessoas levam os computadores para as reuniões, é como se estivessem trazendo consigo os objetos decorativos dos seus escritórios. Dá para se ter uma idéia melhor a respeito das pessoas que fazem parte da reunião.

Às vezes, quando participo de uma reunião que dura o dia inteiro, levo comigo o meu laptop para checar o e-mail e as mensagens de telefone, bem como para tomar notas. Vários dos meus colegas fazem o mesmo, de forma que por volta das 17h todos estão procurando tomadas de energia elétrica.

A maneira mais discreta de checar e-mails, mensagens instantâneas e a Web nos dias de hoje é através dos telefones celulares de última geração. Embora eles não possam ser conectados a todos os sistemas de dados do seu PC (ainda não), os smartphones - conectados à Internet, com versões para celular do mesmo software Office que existe no seu PC - fazem com que seja fácil para os insaciáveis buscadores de informação dar uma olhada nas manchetes ou enviar um e-mail rápido sem despertar atenção. Apenas certifique-se de que desligou aquele toque de alerta musical da 'Garota de Ipanema'.

*Dean Hachamovitch é diretor-geral responsável pelo navegador Internet Explorer para a Microsoft UOL

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