Como fazer as pessoas pararem de te odiar por causa de seus emails

Você adora quando o seu trabalho te lembra que as pessoas ainda usam emails, não é? Só que não, claro. Ainda que estejamos no auge da comunicação por apps de mensagens como o WhatsApp, a velha ferramenta pioneira da internet insiste em não se aposentar, sobretudo no escritório.

Emails nos aborrecem no trabalho com mensagens, anexos pesados, spams inúteis e demandas de tarefas sem fim. Por outro lado, é fácil de entender os motivos pelo qual o email ainda não morreu: é uma plataforma confiável, multitarefa e livre de virar propriedade das megaempresas de tecnologia. 

No ambiente corporativo, ele também traz uma pegada mais formal que os mensageiros e programas de produtividade como Slack, Trello e afins. Culturalmente o email é o similar digital do memorando e do quadro de avisos, com tudo de bom e ruim que isso implica.

Se não puder vencê-lo, junte-se a ele. É possível conviver com o uso diário do email sem entrar em uma espiral de ódio mútuo contra seus colegas e encarnar Michael Douglas no filme "Um Dia de Fúria". Só que a mudança começa em você: é preciso se reeducar para que sua linguagem não seja sempre mal interpretada neste vasto e perigoso universo cognitivo chamado internet. Para isso, siga as dicas abaixo.

Evite escrever em caixa alta

Usar letras apenas maiúsculas na internet, caso você ainda não tenha aprendido, significa gritar. E ninguém gosta de ouvir --no caso, ler-- gritos dos outros. Xuxa aprendeu esta lição há alguns anos. Então, não coloque palavras ou frases em caixa alta, seja para dar ordens ou enfatizar. Se for no assunto do email, pior ainda: só alimenta a taquicardia do receptor.

Usuários que escreveram um email com o assunto todo em caixa alta receberam uma resposta 30% menos frequente, de acordo com um estudo recente do software de produtividade Boomerang.

Por favor, poderia fugir dos imperativos?

Ok, sem caixa alta. Agora outro problema comum: evite usar "faça", "ligue", "escreva", "agende" ou qualquer verbo no modo imperativo, mesmo que você seja um chefe escrevendo a um subalterno. Pode ser interpretado como falta de empatia com a carga de trabalho do outro.

Então lembre-se daquele antigo conselho de etiqueta da sua mãe, usando "por favor" antes do verbo. Usar o futuro do pretérito também é bem válido: em vez de "faça", um "por favor, você poderia..." tem melhores chances de obter uma comunicação mais humana.

Enfatize os benefícios

Quando for necessário delegar alguma tarefa a alguém, ou justificar alguma decisão profissional sua, argumente com gentileza. Traga contexto, enfatize bem as vantagens de estar pedindo ou realizando aquilo e traga sinais de empatia, demonstrando força de vontade e gratidão com o interlocutor.

Exemplos: "Eu sei que isso é frustrante, mas vai melhorar nosso trabalho lá na frente" ou "Estamos tão perto de cumprir o prazo; nós chegaremos lá depois desse último empurrão" ou "Se você pudesse fazer esse ajuste, isso realmente me ajudaria, e então nós terminaríamos."

O contexto é importante

Este item é uma continuação do anterior. Se você se vê no meio de uma troca de emails mais crítica sobre como o trabalho avançou ou deixou de avançar, argumente ainda mais sobre tudo que já aconteceu, com os pequenos progressos e os percalços inesperados.

E conclua trazendo alguma esperança. Exemplo: "Nós já conseguimos realizar isso e isso, só falta aquilo para concluir de vez. Estamos mais perto de terminar".

Reconheça a carga de trabalho

Se você leu a dica anterior, faça a sua parte também e reconheça que todo mundo da sua equipe está sempre ocupado, realizando ou precisando encerrar várias tarefas ao mesmo tempo. Então é aqui que você pode trazer mais empatia e uma brecha para a negociação.

Tipo: "Entendo que você anda ocupado, mas é importante acharmos um horário para concluir isso", ou "Posso trazer uma sugestão? Poderia fazer uma tarefa X, que ajudaria a poupar tempo meu e seu em outras oportunidades", ou "Se puder tirar um tempo para considerar meu pedido, agradeço desde já".

Positivismo e entusiasmo são poderosos

Ao tentar transmitir uma atitude positiva e engajada em suas mensagens, reforce essa ideia com exclamações e emojis se necessário --desde que sejam permitidos na cultura de comunicação da empresa, claro. 

Saiba quando ser conciso ou explicativo

Mensagens muito curtas, com assuntos misteriosos, genéricos ou dúbios (como "oi") e no corpo do email, mensagens com palavras a serem contadas nos dedos (chefes adoram fazer isso!)... Ou descrições detalhadíssimas de uma tarefa que te darão sono na segunda frase.

Nem oito ou oitenta. A menos que sua equipe já tenha uma boa dinâmica (e olhe lá), tente não ser tão preguiçoso na hora de escrever emails, pois denota pouca consideração com o interlocutor. Na outra ponta, não escreva e descreva demais as coisas a ponto de ficar prolixo.

A quantidade e a qualidade da escrita dependem bastante do que se precisa comunicar. Às vezes, são apenas lembretes rápidos e por isso a mensagem pode ser curta. Se for algo mais cheio de nuances, vale escrever mais, com moderação. Se for algo delicado demais, vale mesmo pedir para marcar uma reunião presencial.

Use bem o CC e CCO

Pouca gente sabe, mas existe uma etiqueta para se usar os campos "Para", "CC" (cópia) e "CCO" (cópia oculta) dos endereços destinatários dos emails. Incluir mais uma pessoa no "Para" significa um chamado a torná-la ativa na conversação.

O "CC" geralmente é para a pessoa ficar ciente da conversa, mas podendo acompanhar de forma passiva. Já o "CCO" é para informar outra pessoa sem que as outras pessoas precisem ficar sabendo, pois se souberem, podem reagir de forma diferente ao que se espera delas.

Ao usar esses campos sabiamente, você pode economizar tempo, esforço e fornecer informações aos destinatários secretamente, se necessário.

Abra e feche com as expressões cordiais de sempre

Não custa nada começar um email com um "Olá" e encerrar com um "obrigado, abraços!". Mas tenha certeza de que não usar essas expressões a longo prazo vão te dar uma fama de antipático. Ser educado nunca é demais.

A segunda-feira é o pior dia

O estudo do Boomerang descobriu que segunda-feira é o dia em que as pessoas são mais negativas em suas linhas de assunto, e os emails negativos são os menos propensos a obter uma resposta. Não é que você nunca mais vai mandar email neste dia da semana, mas se for algo que possa ser deixado para a terça-feira, é melhor.

Nunca espere respostas imediatas

Eric Holmes, professor do departamento de composição da Purdue University Global, dá a real.

"Muitas pessoas confundiram email e mensagens de texto, e não são a mesma coisa. Quando você envia um email não urgente a um colega de trabalho, é importante lembrar que ele pode ter outras coisas a fazer que podem ser mais urgentes ou podem não ter visto sua mensagem original ainda. Viver em uma cultura de maior gratificação instantânea está resultando em nos tornarmos mais acostumados a isso, e tornou as pessoas cada vez mais impacientes".

A neurose do imediatismo online nem sempre cabe no email. 

* Com informações da Fast Company e do livro "Unsubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distractions, e Get Real Work Done", de Jocelyn K. Glei