Livrar a mente de tarefas pendentes é essencial para manter a concentração

Manter a concentração em uma única atividade é um desafio. As tarefas pendentes surgem na mente a qualquer hora e tornam mais longas as horas de trabalho; são o inimigo da produtividade. Pagamentos pendentes, conferências programadas ou a simples lista de compras podem desviar a atenção.

Para evitar essas fugas mentais, existem diversos aplicativos que podem ajudar a planejar melhor as semanas e não esquecer os pequenos detalhes que fazem que tudo continue funcionando.

"Uma forma de melhorar a produtividade é tirar as ideias da mente e depositá-las em um suporte digital. A tecnologia permite uma maior eficiência na hora de administrar as tarefas e nos liberta", afirma Alfonso Alcántara, especialista em reinvenção profissional e autor do livro "#Súperprofesional" (ed. Alienta).

À diferença das agendas de papel, ferramentas como os calendários inteligentes dispõem de um sistema de alertas que avisam diariamente sobre compromissos ou telefonemas programados. Mas é preciso ser seletivo. "Quase todos os apps possuem avisos sonoros. É preciso escolher no máximo dois, se não uma reunião de trabalho ou uma nova mensagem no Twitter parecerão igualmente importantes", avisa Alcántara.

Para um empreendedor, é importante se perguntar a cada dia como ganhar produtividade. "Um primeiro passo poderia ser substituir o típico 'procura-se empregado com um carro' por 'precisa-se de profissional com smartphone'", aponta José Luis Sancho, diretor-gerente da consultoria tecnológica Accenture. Hoje em dia é básico trabalhar com perfis que saibam manejar as ferramentas tecnológicas e inclusive que sejam proativos e proponham apps de trabalho colaborativo.

Antes de começar a testar novos apps, é preciso identificar o que nos faz perder tempo, em que precisamos melhorar, recomenda Raúl García, coordenador do programa Hub Emprende da Universidade Europeia. Falhas na memória para pagar todo mês o aluguel da vaga na garagem? Pouca capacidade para reter todas as senhas das contas bancárias? Distrações constantes com o e-mail ou as redes sociais? Existem aplicativos para cada um desses problemas.

Tempo
É um calendário inteligente no qual você pode marcar tanto as datas das reuniões de trabalho como os encontros com amigos ou datas familiares inescapáveis. Este app permite utilizar uma linguagem coloquial, que é detectada pelo microfone e transformada em texto. Também se pode utilizar o teclado. Se sua voz disser, por exemplo, "reunião no segundo andar com a equipe comercial na próxima quarta-feira", ele é capaz de escrevê-la sem erros. Permite visualizar por dias, ter acesso aos encontros programados e a informação de contato das pessoas envolvidas. Tudo isso na tela principal, sem ter que abrir o app. Gratuito para iOS, Android, Chrome e web.

Cubefree
"Houve um dia em que a maioria das pessoas trabalhava em cubículos lúgubres e pouco inspiradores. Agora o trabalho se tornou móvel", reza o slogan deste aplicativo que permite localizar cafeterias, bibliotecas ou espaços de "coworking" com wi-fi para poder trabalhar. Os usuários podem medir o nível de ruído, se possui estacionamento ou tem um número suficiente de tomadas para carregar os dispositivos. Também é possível ler opiniões sobre se o lugar é agradável para trabalhar, se se pode compartilhar a mesa ou se é permitido levar cachorros. Este aplicativo permite saber se algum de seus colegas está nesse bar (desde que seja usuário de Cubefree). Disponível para iOS e gratuito.

Evernote
Este aplicativo serve para lhe lembrar de tudo. Pode ser usado em celulares, computadores e tablets para reunir anotações, fazer fotos, criar listas, gravar voz ou guardar links. Tem sincronização na nuvem e capacidade para fazer apresentações com um clique. Pode-se escrever sobre a tela com um lápis especial, simulando a escrita física, ou utilizando o teclado. Para iOS, Android e Windows Phone em versão gratuita, premium (5 euros por mês) e business (10 euros/mês por usuário).

TipBit
Administrar o correio eletrônico no celular é incômodo. Este aplicativo não só lhe dá acesso às mensagens guardadas ou apagadas com facilidade, como também se podem administrar outras contas de redes sociais como Linkedin, Twitter ou Facebook. De maneira automática, este app mostra a informação relevante sobre a atividade que você vai realizar no próximo horário. Por exemplo, se você marcou com seu colega de trabalho às 17h, pode teclar sobre seu contato e dar uma olhada nos e-mails que trocaram ou nas últimas publicações dele nas redes sociais. Além disso, pode fazer buscas instantâneas em todos esses serviços. Basta introduzir as palavras chaves no buscador. Gratuito para iOS.

1Password
Este aplicativo gera senhas longas, únicas e criptografadas para cada uma de suas contas (usuário e senha em diferentes sites, cartões de crédito ou aplicativos como Skype) e as lembra de forma automática. Você ganha em produtividade e segurança e economiza tempo. Basta um clique para que gere a senha. Gratuito para iOS, Mac, Android e Windows.

Check
Precisa lembrar dos pagamentos mensais? Configure este app uma única vez e ele o manterá em dia com seus pagamentos e faturas, de forma automática. Além disso, monitora suas contas bancárias e cartões de crédito. Possui alertas para detectar os vencimentos dos pagamentos ou a falta de liquidez para enfrentar os mesmos. Permite pagar no momento ou programá-los para mais tarde. Gratuito para iOS e Android.

Post it Plus
Este aplicativo permite fazer fotos dos post-it, ou anotações, e organizá-los em mosaicos. Você pode compartilhá-los com colegas de trabalho, que também poderão contribuir com suas anotações e participar de um "brainstorming". Capture seus pensamentos, organize-os e compartilhe-os com outras pessoas. Simples assim. Grátis para iOS.

Lift
Se você precisa se desconectar de tudo e relaxar, este aplicativo atua como um "coach", um treinador pessoal que o ajudará a praticar atividades. Crescimento pessoal, exercícios, ioga, meditação, perda de peso ou como ser mais produtivo são algumas das opções. Podem-se ativar alertas que o lembrarão de que deve tirar dez minutos para si mesmo. Também é possível contratar "coaches", mas essa opção é paga. Se escolher a opção "crescimento pessoal", escrever no diário, levantar cedo, meditar durante pelo menos dez minutos por dia ou dar um passeio são algumas das opções que ele propõe. Grátis para iPhone e Android.

Tradutor: Luiz Roberto Mendes Gonçalves